Електронний підпис під час роботи з системою Prozorro, як отримати, та що потрібно знати

Щоб була можливість при роботі з обома системами Prozorro (Прозорро.Закупівлі та Прозорро.Продажі) підписувати документи, застосовуються електронні підписи. Електронний цифровий підпис (ЕЦП) для Prozorro - це захищений електронний персональний електронний підпис, що застосовується для автентифікації та підтвердження юридичної значущості різноманітних електронних документів у системі державних закупівель і продажів Prozorro в Україні, а також інших документів.

Prozorro - платформа для проведення державних тендерів, де учасники мають використовувати електронний підпис для гарантії автентичності та захисту своїх даних. Такі підписи застосовуються і в іншій державній системі - Прозорро.Продажі.
Давайте розглянемо основні питання за темою. Наприклад, як зробити електронний підпис, що це таке і в яких ситуаціях застосовується, а також як підписати документи електронним підписом?

Якщо по темі роботи системи Прозорро.Закупівлі вам цікава інформація та новини, то ви можете знайти їх у нас на сайті. Наприклад, як проходять будівельні тендери в Україні, і що потрібно, щоб взяти в них участь. Або, як знайти і виграти тендер з вантажоперевезень в Prozorro.Закупівлі. 

Коли потрібно підписати документи ЕЦП в електронній системі?

Давайте розглянемо основні причини, через які необхідно ставити підпис онлайн на документах при роботі з Прозорро. Тут можна виділити:

• підтвердження особи - наявність електронно-цифрового підпису дає змогу ідентифікувати учасника аукціону, фізичну або юрособу, гарантуючи, що документи подаються конкретним заявником;
• юридична значущість - документи, підписані таким чином, мають юридичну силу, аналогічну звичайним документам, оформленим на папері, що робить їх придатними для офіційного використання;
• захист даних - будь-який цифровий документ або електронна декларація, у разі засвідчення їх ЕЦП, забезпечуються цілісністю даних, роблячи будь-які зміни підписаних документів видимими і анулюючи підпис у разі спроби підробки;
• відповідність законодавству - Prozorro вимагає кваліфікованого ЕЦП, сертифікованого в Україні та сумісного з системою для забезпечення дотримання стандартів безпеки.

Можна сказати, що наявність такого способу засвідчення документів необхідна, щоб працювати з електронними системами з аукціонів і тендерів.

Як отримати ЕЦП для Prozorro?

Щоб була можливість оформити підписи онлайн, необхідно звернутися до акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК), який може бути державною або приватною установою (обов'язково акредитованою), і пройти кілька кроків.

Ось покрокова інструкція:

• вибір акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК) - ознайомтеся з переліком АЦСК на сайті Міністерства цифрової трансформації України або Держслужби спеціального зв'язку та захисту інформації;
• підготовка документів - перелік документів залежить від статусу заявника:

1.   фізична особа (звичайний громадянин) - паспорт або ID-картка, ІПН;
2.   фізична особа-підприємець (ФОП) - паспорт, ІПН, виписка з Єдиного держреєстру;
3.   компанія, організація (юридична особа) - паспорт та ІПН представника, виписка з державного реєстру, установчі документи та довіреність для представника;

• подання заявки на отримання - її подають: особисто у відділенні АЦСК - для надання документів і підтвердження особи; онлайн на сайті АЦСК, завантаживши скани документів і оплативши послугу;
• оплата послуг отримання електронного цифрового підпису - надається на платній основі, і вартість залежить від АЦСК і терміну дії сертифіката.

Після подачі всіх документів і дозволу на отримання, проводиться встановлення ЕЦП. Використання підписів передбачає отримання файлу сертифіката, який потрібно буде встановити. Деякі центри пропонують хмарний ЕЦП, що дозволяє використовувати його на різних пристроях. Ці можливості слід розглянути в момент отримання.

Рекомендації та вартість

Послуги отримання цифрового способу засвідчення документів платні як при першому отриманні, так і при повторній сертифікації. Термін дії ЕЦП становить 1-2 роки, після чого його потрібно продовжити, звернувшись до АЦСК. Зверніть увагу, що ціни на ЕЦП варіюються залежно від центру, типу підпису та його терміну дії. Для юридичних, а також фізичних осіб-підприємців (ФОП): термін 2 роки - 462,00 грн, термін 1 рік - 234,00 грн.

З 2018 року згідно із Законом №2155, усі електронні підписи мають зберігатися на захищених носіях, вартість яких варіюється (наприклад, токени моделей 338M і 338S коштують 1 020,00 і 1 380,00 гривень відповідно). Деякі державні установи, як-от Державна податкова служба, МВС надають ЕЦП безкоштовно, хоча такі підписи можуть мати обмеження. Також безоплатно оформлюється електронно цифровий підпис, ПриватБанк надає таку можливість. Рекомендується зв'язуватися з обраним АЦСК та організацією, що надає захищений носій, для отримання актуальної інформації щодо цін та умов.

 Ще один момент. Після отримання електронного підпису, ви можете провести його тестування. Його безпечно можна протестувати на тестовому майданчику Prozorro, де ви зможете поставити його на умовному зразку документів, зрозуміти, як це працює, принцип та особливості. Це дасть змогу вам простіше та впевненіше подавати засвідчені документи в такий спосіб на тендери чи аукціони.