Як використовувати електронні держзакупівлі Prozorro та взяти в них участь?

Уже досить давно ще з 2016 року державні закупівлі в Україні перейшли на публічну електронну платформу Prozorro. Наразі це Прозорро.Закупівлі - електронна інтернет-система, яка забезпечує прозорі, конкурентні та рівноправні умови для учасників державних тендерів. Система спрямована на запобігання корупції та оптимізацію використання бюджетних коштів, це її базове завдання. 

Щоб ефективно працювати в Prozorro, необхідно знати правила роботи, вимоги до учасників та основні етапи участі в тендерах. Давайте розглянемо поетапне керівництво, яке допоможе зрозуміти, а потім ефективно брати участь у закупівлях.

Якщо ви хочете більше знати про етапи роботи з Prozorro.Закупівлі, то новини, а також інформацію можна знайти у нас на сайті. Приміром, може виявитися корисною стаття: як взяти участь у будівельному державному тендері в Україні. Або ще більше інформації про особливості роботи Прозорро.Закупівлі.    

Порядок роботи з системою Прозорро.Закупівлі

Почнемо одразу з теми, як обрати сайт держзакупівель, зареєструватися і взяти участь у торгах. Тут можна виділити такі етапи: 

1. Першим кроком для роботи в Prozorro є реєстрація через один з авторизованих майданчиків. Сама система не є майданчиком для проведення тендерів напряму, а виступає в ролі бази даних, пов'язаної з комерційними акредитованими офіційними платформами.
2. Вибір майданчика Прозорро - виберіть потрібний вам сайт, державні закупівлі можуть здійснюватися за допомогою однієї з платформ - список вказано за посиланням з офіційного сайту.
3. Процес реєстрації - зареєструйтеся, надавши необхідну інформацію про вашу компанію або вас самих, таку як реєстраційні та банківські дані, а також документи, що підтверджують право на участь.
4. Авторизація та підтвердження - після перевірки та підтвердження всіх даних вам нададуть доступ до системи, і ви зможете шукати та брати участь у тендерах.
5. Пошук і аналіз тендерів - після реєстрації ви зможете шукати тендери, які підходять вашій компанії, і аналізувати їхні умови. Використовуйте фільтри для пошуку тендерів за різними критеріями, такими як тип закупівель, регіон, бюджет і терміни подачі заявок.
6. Вивчення тендерної документації - уважно ознайомтеся з вимогами до учасників і технічними характеристиками предмета закупівлі. Переконайтеся, що ваша компанія відповідає заявленим критеріям.
7. Аналіз конкурентів - вивчіть інформацію про минулих переможців та учасників, щоб краще зрозуміти конкуренцію на ринку. Prozorro зберігає історію проведених тендерів, що може допомогти вам вибудувати стратегію.

Тепер можна безпосередньо пробувати приймати рішення в аукціоні, а також виграти тендер, після того, як ви вибрали потрібні вам торги.

Етапи участі в тендерах держзакупівель

Сам процес участі в електронних торгах можна охарактеризувати таким чином: 

• подання заявки на участь і підготовка необхідної документації - після вибору підходящого тендера настає етап подання заявки, уся документація має відповідати вимогам тендера, включно з інформацією про кваліфікацію, досвід компанії, фінансову звітність і сертифікати, якщо вони потрібні;
• відповідність тендерної пропозиції технічним характеристикам - переконайтеся, що ваш продукт або послуга повністю відповідає зазначеним технічним характеристикам у тендерній документації;
• формування цінової пропозиції - визначте конкурентоспроможну ціну, яка дасть вам змогу брати участь у тендері та покривати витрати, залишаючись прибутковою, варто пам'ятати, що хороша ціна є одним із ключових критеріїв перемоги;
• підписання заявки ЕЦП - усі документи мають бути підписані електронним цифровим підписом (ЕЦП) для підтвердження автентичності даних, детальніше про це за посиланням;
• етапи проведення аукціону - аукціон призначається на конкретний час і дату, і складається з трьох етапів, на кожному з яких учасники можуть знижувати свої цінові пропозиції;
• стратегія - оцініть, на якому етапі і наскільки ви готові знизити ціну, щоб виграти тендер, з огляду на потенційні пропозиції конкурентів, у вас буде три спроби - по одній у кожному з раундів;
• оптимальна цінова пропозиція - встановіть ціну, яка відповідає запиту замовника, але водночас залишається вигідною для вас, якщо порушується поріг прибутковості, то відмовтеся від перемоги на тендері;
• якщо ваша компанія запропонувала найкращу пропозицію, ви отримаєте повідомлення про перемогу і запрошення до підписання контракту.

Одним із наступних етапів є перевірка документів, іноді перед підписанням договору потрібна додаткова перевірка документації - верифікація переможця. Найчастіше вона робиться для задоволення вимог Закону «Про санкції». Після верифікації підтверджується статус переможця і з ним укладається договір. 

Після підписання угоди обов'язково дотримуйтесь умов контракту, оскільки всі дані про виконання зобов'язань фіксуються в системі та можуть вплинути на вашу репутацію в майбутніх тендерах. Врахуйте, що підписаний із держзамовником договір буде розташовуватися в Прозорро.Закупівлі в публічному доступі, виняток становлять випадки, зазначені в законодавстві. 

За фактом виконання всіх договірних зобов'язань, в електронній системі про це також робиться відповідна відмітка. 

Деякі рекомендації учасникам електронних тендерів у Prozorro

Для учасників-початківців у держзакупівлях, або тих компаній, які не так часто беруть участь у тендерах, буде корисною деяка інформація. Обов'язково проаналізуйте причини успіху чи невдачі, щоб скоригувати стратегію для наступних тендерів. Враховуйте репутацію замовника торгів, її можна розглянути у відкритому доступі, якщо замовник мав проблеми з порушенням виконання договірних зобов'язань у минулому, то може це буде сигналом до того, щоб не подавати своєї заявки на торги. 

Рейтинг компанії - Prozorro враховує і репутацію учасників, і сумлінне виконання умов контрактів сприяє підвищенню вашого рейтингу. Використовуйте переваги та модулі, наявні на тому електронному майданчику, з яким ви берете участь у торгах. Підпишіться на повідомлення про нові тендери за категоріями, які вас цікавлять, щоб оперативно реагувати на нові можливості.

Перед початком роботи важливо вивчити законодавчі та нормативні акти, що регулюють публічні закупівлі в Україні, щоб уникнути помилок і непередбачених ситуацій. Основним документом є Закон України «Про публічні закупівлі», який встановлює основні правила і вимоги до учасників, терміни і мінімальні пороги для проведення тендерів. Також вивчіть офіційні інструкції та довідкові матеріали на сайті Prozorro для повного розуміння процедур та етапів, включно з умовами подачі заявок, етапами проведення тендерів та вимогами до документації.

Врахуйте, що робота в системі Прозорро відкриває широкий доступ до державних тендерів і є вигідним і привабливим інструментом для компаній, які прагнуть розширити свої сфери роботи і збільшити обсяги продажів. Однак участь у системі потребує ретельної підготовки, знання законодавства та стратегічного підходу.