Про систему
Замовникам
Постачальникам
Майданчикам
Регламенти
Регламент
Регламент аукціонів Rialto
Контакти
Процедури
Конкурентний вибір
Запит цінових пропозицій
Аукціон на підвищення
Блог

Оцінка постачальників

Клуб закупівельників

22 травня відбулась шоста зустріч Клубу Закупівельників на тему “Оцінка постачальників”: як з усіх учасників тендеру вибрати найкращого, оцінити виконання його зобов’язань та визначити справедливі умови співробітництва.

Дискусійна панель була цікава не тільки зірковим складом експертів, а й різноманітністю їх підходів в залежності від форм власності та розміру компаній, в яких вони набули досвіду:

  • Неллі Стельмах – Директор із закупівель ПАТ«Укргазвидобування», державного підприємства, закупівлі якого регулюються на законодавчому рівні;
  • Анастасія Уманська – Керівник відділу закупок, Україна, Східна Європа та Центральна Азія ПрАТ ЯКОБЗ ДАУ ЕГБЕРТС УКРАЇНА, що є частиною мультинаціональної FMCG-корпорації.
  • Роман Кравець – Директор із закупівель АСТАРТА-Київ, українського агро-індустріального холдингу;
  • Ігор Курочка – експерт компанії «Youcontrol», українського IT-сервісу ділової розвідки.

Модерував зустріч Андрій Кучеренко -  справжній гік електронних закупівель: один із засновників Prozorro, зараз займається впровадженням моніторнигу Dozorro та розбудовою екосистеми торгів для бізнесу RIALTO.

Чи є у вас певні вимоги, при невідповідності яким постачальники не зможуть співпрацювати з вашою компанією? Для прикладу візьмемо закупівлю з низькими ризиками, наприклад, паперу А4 при умові оплати по факту?

Неллі Стельмах: Так. У нас є опублікована на сайті Інструкція з кваліфікації контрагентів. Якщо постачальник не передасть нам повний пакет про своїх засновників та фінансові результати, ми відхилимо його пропозицію. Також ми визначаємо фінансову спроможність компанії. Коефіцієнт поточної ліквідності має бути більше 0,1. Якщо стане відомо, що у тендері приймали участь пов’язані між собою компанії, дискваліфікуємо обидві. Ми не працюємо з компаніями, які створені спеціально під тендери із терміном реєстрації менше року, а також з тими, засновники яких значаться у санкційних списках.


Анастасія Уманська: В нашій компанії є валідаційна процедура, але офіційно вона не опублікована і у відкритому доступі немає інформації про тендери. Ми запрошуємо учасників в результаті аналізу ринку. Учасників перевіряємо за такими критеріями: реєстраційні дані; чи відкриті необхідні КВЕДи; наявність у санкційних списках.  Варто зазначити, що наша валідаційна процедура в компанії довгий час не працювала як слід. Коли ми прив’язали цю процедуру до процесу створення постачальника в базі, проблему було легко вирішено.

Також умовою співпраці є підписання типового договору без внесення змін, у якому ми себе максимально страхуємо від нечемних угод. У податковому пункті зазначено, що у разі питань від податкової, ми маємо право стягнути від постачальника розмір претензії на основі акту податкової перевірки без очікування рішення суду.


Роман Кравець: У нас немає однозначного критерія, який на 100% виключає учасника із тендеру. Але є декілька рекомендацій: обов’язково залучати виробників, їх прямих дилерів, а також інші компанії, які здатні виконати умови поставки.


Ігор Курочка: Ми розробили рекомендації щодо вибору постачальника, які використовуємо і радимо нашим клієнтам. Хотів би зауважити, що ми однозначно не працюємо з контрагентами із РФ. Адже діяльність таких компаній буде під посиленою увагою, тому для уникнення непорозумінь у нас це - табу. 

Завжди звертаємо увагу на відповідність активів компанії з її боргами і кількістю персоналу. Якщо в компанії працює одна людина, то навряд чи ми її виберемо виконати проект з ремонту офісу. Скоріш за все, це посередник, отже, як мінімум, ми переплатимо за послугу. По-друге, така компанія не має фізичної можливості виконати завдання вчасно.

Дотримання процедур перевірки партнерів у нас забезпечує юридичний відділ.

Як зміняться вимоги до постачальників при закупівлі більш складних товарів, наприклад, устаткування?

Неллі Стельмах: Закупівлі «Укргазвидобування» досить спеціфічні, наприклад, бурові станки або послуги буріння. В таких випадках ми попередньо проводимо аудит. Визначаємо кількість і якість персоналу, відповідність ISO або іншій системі якості, іноді вимагаємо дослідні зразки. 

Часто висококласне устаткування, яке ми закуповуємо, має бути сертифіковане на відповідність стандартам Американського інституту нафти. Ми дуже пишаємось, що своїми вимогами, підтягуємо і українських виробників під ці стандарти.

Загалом, ми ретельно перевіряємо спроможність постачальника виконати вимоги, в тому числі слідкуємо за репутаційними ризиками при роботі з ним.


Анастасія Уманська: Для прикладу візьмемо сировину і упаковку для стіків “3 в 1”, адже змішування і пакування відбувається в Україні. Основний обсяг сировини зберігається на складах постачальника. Для забезпечення безперебійного процесу виробництва ми маємо запобігти ризикам, які можуть виникнути в разі ушкодження інгрідієнтів або упаковки (пожежі тощо). Для цього не менш як за півроку до тендеру постачальники подають заявки на аудит. Їх планують заздалегідь, окремо від тендеру, це частина роботи риск-менеджменту. Корпоративні аудитори - це наша команда по якості, яка працює за голландською методикою (материнської компанії). 

Проводять аудит виробничого процесу і товару постачальника. Контракт на поставку може діяти протягом двох років, але в разі виникнення проблеми з основним постачальником, ми можемо звернутися до перевірених інших.


Роман Кравець: Ми самі іноді продаємо “Якобз” цукор (сміється), тому робимо дзеркальні аудити своїм постачальникам. Щорічні поїздки нашого персоналу за відповідними напрямками обов’язкові. Основні критерії для перевірки: 

  • як і в яких умовах там працюють люди, 
  • чи дотримуються вони гігієни та безпеки на виробництві, 
  • чи є допуски санепідемстанції, тощо в залежності від виду товарів. 

Так це ускладню нам життя, але допомагає рости і нам і нашим партнерам. Щодо засобів захисту рослин, ми вирішили для себе, що закуповуємо тільки у мультинаціональних корпорацій, таких як BASF, Bayer або їх сертифікованих дилерів.

Питання із залу: Підписати контракт - це одне діло. А як ви контролюєте якість його виконання?

Анастасія Уманська:

Дійсно, навіть найкращий постачальник в процесі роботи стає просто постачальником, потім перетворюється в трошки поганого, а потім - у зовсім поганого. Ми розробили локальну систему управління постачальниками. Її навіть запозичив у нас головний офіс. 

В кожному контракті є погоджені додатки, які містять процедуру і критерії оцінки роботи постачальника. Таку оцінку ми проводимо не для всіх, а тільки для топових закупівель, в основному це сировина, упаковка, логістика. 

Структура оцінки відрізняється у прямих і непрямих матеріалах. Приведу приклад на прямих. Кожного місяця ми оцінюємо якість роботи постачальника і надсилаємо звіт. Важливо, щоб він базувався на реальних цифрах із системи, а не суб’єктивних оцінках подобається/неподобається. 

Звіт включає кількісні, якісні і часові показники, які можна виміряти: наскільки вчасно були здійснені поставки, чи в необхідній кількості, як швидко відповідав постачальник на запити, скільки було поставлено товару відповідної якості тощо. 

Через півроку ми робимо зріз щодо якості співпраці за 6 місяців. Задача постачальника набрати не менше 98%. Якщо набирає менше - наступні півроку він надає знижку 1-2%. Тут головне донести до своїх партнерів, що ми не зароблємо на цьому. Це небагато в грошах, але є дієвою мотивацією працювати краще. Адже обґрунтувати своєму керівникові, що вони мають давати знижку, бо погано виконували контракт, для менеджера не є приємністю.

Ця практика виявилася дуже дієвою в деяких сферах. Якщо після першого півріччя постачальнику доводиться надавати знижку, то далі він наш найкращий партнер. В деяких сферах працює гірше: коли ринок постачальників, диктують правила вони. Але навіть в такому випадку розраховувати цей показник для себе і реально оцінювати якість наданих послуг дуже корисно.


Різні задачі і ресурси підприємств обумовлюють й різноманітні підходи до оцінки постачальників. Застосовуйте найкращі практики, винаходьте свої і приходьте ділитися досвідом з колегами у Клуб Закупівельників! 

Також рекомендуємо прочитати по темі: Інтерв’ю з Ігорем Курочкою про перевірку партнерів у тендері.

Клуб Закупівельників - об'єднання професіоналів у галузі закупівель і поставок.  Клуб заснований експертними організаціями у сфері закупівель (RIALTO, YouControl, House of Knowlege), і діє як незалежне некомерційне об'єднання.


Поделиться
Трикутник маркетингових закупівель
Клуб закупівельників
Культура їсть регламент на сніданок
Клуб закупівельників